مدیریت زمان

مدیریت زمان یا Time Management،‌ یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست. البته گاهی اوقات هم اشتباهاً مشکلات دیگر خود را ناشی از مدیریت زمان می‌دانیم.

همه ما به یک دلیل واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم. قبل از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید ببینیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم. برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم

وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم. وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.

یکی از اصول مهم مدیریت زمان اصل ۲۰ – ۸۰ است، یعنی از %۲۰ زمان برای انجام %۸۰ کارهایت استفاده کن.برای این کار باید کارهای خود را به لحاظ اهمیت اولویت بندی کنیم

از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می شوند :

۱- کارهای مهم و فوری: این کارها خود به خود انجام می گیرد.

۲- کارهای مهم و غیر فوری: این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می کنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق می اندازند.

۳- کارهای فوری و غیر مهم: این کارها در جهت اهداف انسان نیستند اما انجام می شود.

۴- کارهای کم اهمیت و غیر ضروری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری ( گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس ) خود را به این کارها سرگرم می کنند.

این دسته بندی به ماتریس آیزنهاور معروف است  که ماتریس فوری – مهم نیز نامیده می شود و به شما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کرده، و وظایف کمتر فوری و مهم که باید به دیگری محول کرده یا اصلا انجام ندهید را دسته بندی کنید.

نام ماتریس از کجا آمده است؟

دوایت آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده از سال ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ بود. او قبل از رئیس جمهور شدن، به عنوان یک ژنرال در ارتش آمریکا و به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین در طول جنگ جهانی دوم خدمت کرد. او همچنین بعدها اولین فرمانده عالی ناتو شد.

دوایت مجبور بود تصمیمات دشواری در مورد این که هر روز باید بر کدام یک از وظایف بسیار خود تمرکز کند بگیرد. این امر در نهایت به ابداع اصل مشهور جهانی آیزنهاور او منجر شد، که امروزه به ما کمک می کند تا وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کنیم.

مدیریت زمان

فعالیت های “فوری” و “مهم” چه هستند؟

در یک سخنرانی در سال ۱۹۵۴ برای مجمع دوم شورای جهانی کلیساها، رئیس جمهور سابق آمریکا دوایت آیزنهاور ، که به نقل از دکتر روسکو میلر  رئیس دانشگاه نورث وسترن صحبت می کرد، گفت: “من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. فوری ها مهم نیستند، و مهم ها هیچ وقت فوری نیستند”. گفته می-شود که با استفاده از این “اصل آیزنهاور” است که او می داند چطور حجم کار و اولویت های خود را سازماندهی کند.

او تشخیص داد که مدیریت زمان عالی به معنی موثر و همچنین کارآمد بودن است. به عبارت دیگر، ما باید وقت خود را صرف کارهایی کنیم که مهم هستند، و نه فقط کارهایی که فوری‌اند. برای این کار، و برای به حداقل رساندن استرس داشتن مهلت های زمانی بیش از حد محدود، ما باید این تمایز را درک کنیم:

• فعالیت های مهم نتیجه ای دارند که منجر به دستیابی ما به اهدافمان می شود، چه این اهداف حرفه ای باشند و چه شخصی.
• فعالیت های فوری نیاز به توجه فوری دارند، و معمولا به دستیابی به اهداف شخص دیگری مربوط هستند. آنها اغلب فعالیت هایی هستند که ما بر روی آنها تمرکز می کنیم و نیازمند توجه هستند چون عواقب عدم رسیدگی به آنها فوری هستند.

وقتی ما بدانیم که کدام فعالیت ها مهم و کدام فوری هستند، می توانیم بر تمایل طبیعی خود برای تمرکز بر روی فعالیت های فوری بی اهمیت غلبه کنیم، به طوری که می توانیم وقت کافی برای انجام آنچه که برای موفقیت ما ضروری است خالی کنیم. به این طریق است که می توانیم از “برخورد آنی با مشکلات به جای پیشگیری از آنها” به سمت موقعیتی حرکت کنیم که بتوانیم کسب و کار و حرفه خود را ترقی دهیم.

چگونه از اصل آیزنهاور استفاده کنیم؟

برای استفاده از این اصل، تمام فعالیت ها و پروژه هایی که احساس می کنید باید انجام دهید را لیست کنید. سعی کنید تمام چیزهایی که وقت شما را در محل کار می گیرند، اما با این حال بی اهمیت هستند را در لیست خود بگنجانید. (اگر وقت خود را با استفاده از لیست کارهایی که باید انجام دهید  یا برنامه کاری  مدیریت می کنید، قبلا این کار را انجام داده اید.)

۱. مهم و فوری

دو نوع متمایز از فعالیت های فوری و مهم وجود دارد: آنهایی که شما نمی توانید پیش بینی کنید، و آنهایی که تا لحظه آخر رها کرده اید.

شما می توانید فعالیت های لحظه آخری را با برنامه ریزی از قبل و اجتناب از تعلل، حذف کنید.
با این حال، همیشه نمی توانید برخی از مسائل و بحران ها را پیش بینی یا از آنها جلوگیری کنید. در اینجا، بهترین روش این است که کمی وقت برای رسیدگی به مسائل غیر منتظره و فعالیت های مهم برنامه ریزی نشده در برنامه خود باقی بگذارید. (اگر یک بحران بزرگ به وجود آمد، آن وقت شما باید وظایف دیگر را دوباره برنامه ریزی کنید.)

اگر شما مقدار زیادی فعالیت های فوری و مهم دارید، مشخص کنید که کدام یک از آنها را می توانید پیش بینی کنید، و در مورد این که چطور می توانید فعالیت های مشابه را از قبل برنامه ریزی کنید، تا تبدیل به فعالیت های فوری نشوند، فکر کنید.

۲. مهم اما غیر فوری

اینها فعالیت هایی هستند که به شما کمک می کنند به اهداف شخصی و حرفه ای خود دست یابید، و کارهای مهم را تکمیل کنید.

مطمئن شوید که مقدار زیادی زمان برای انجام درست این کارها دارید، به طوری که تبدیل به فعالیت های فوری نمی شوند. همچنین، به یاد داشته باشید که زمان کافی برای رسیدگی به مشکلات پیش-بینی نشده در برنامه خود باقی بگذارید. این کار شانس شما برای پیگیر ماندن را به حداکثر رسانده، و به شما کمک خواهد کرد تا از استرس این که کار بیشتر از حد لازم فوری شود، جلوگیری کنید.

۳. غیر مهم اما فوری

وظایف فوری اما غیر مهم کارهایی هستند که شما را از دستیابی به اهدافتان باز می دارند. از خودتان بپرسید آیا می توانید آنها را دوباره برنامه ریزی کرده یا به دیگری محول کنید.

یک منشأ رایج چنین فعالیت هایی، افراد دیگر هستند. گاهی اوقات گفتن مودبانه “نه” به افراد، یا تشویق آنها به این که خودشان مشکل را حل کنند، مناسب است. (مقاله ما تحت عنوان “بله به شخص، نه به کار” در اینجا به شما کمک خواهد کرد.)

همچنین، سعی کنید وقتی در دسترس هستید، بازه های زمانی داشته باشید، به طوری که افراد بدانند می توانند در آن زمان با شما صحبت کنند. یک راه خوب برای انجام این کار ترتیب دادن جلسات منظم با آنهایی است که اغلب حرف شما را قطع می کنند، به طوری که بتوانند یکباره با مسائل خود کنار بیایند. پس از آن شما قادر خواهید بود برای مدت طولانی تری بر روی فعالیت های مهم خود تمرکز کنید.

۴. نه مهم و نه فوری

این فعالیت ها تنها حواس پرت کننده هستند، در صورت امکان از آنها اجتناب کنید.

شما می توانید به سادگی از بسیاری از آنها چشم پوشی کرده یا آنها را لغو کنید. با این حال، برخی از آنها ممکن است فعالیت هایی باشند که افراد دیگر از شما می خواهند انجام دهید، با وجود این که به نتایج مورد نظر شما کمک نمی کنند. باز هم، اگر می توانید مودبانه به آنها “نه” بگویید، و توضیح دهید که چرا نمی توانید این کار را انجام دهید.

اگر افراد ببینند که شما در مورد اهداف و مرزهای خود قاطع و شفاف هستید، اغلب در آینده از درخواست انجام فعالیت های “غیر مهم” از شما خودداری می کنند.

۵ نکته مدیریت زمان در هنگام کار با ماتریس آیزنهاور :

قرار دادن کارهایی که باید انجام دهید در یک لیست، ذهن شما را آزاد می کند. اما همیشه اول از خودتان بپرسید چه کاری ارزش انجام دادن دارد.
سعی کنید خودتان را به بیش از هشت وظیفه در هر بخش محدود نکنید. قبل از اضافه کردن یک وظیفه دیگر، اول وظیفه ای را که از همه مهم تر است تکمیل کنید. به یاد داشته باشید: مهم جمع آوری کردن وظایف نیست، تمام کردن آنهاست.
شما همیشه باید هم برای وظایف کاری و هم وظایف شخصی خود تنها یک لیست داشته باشید. به این ترتیب هیچ وقت نمی توانید در مورد انجام ندادن هیچ کاری برای خانواده یا خودتان در پایان روز شکایت کنید.
اجازه ندهید خودتان یا دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت های شما را مشخص کنند. هنگام صبح برنامه ریزی کنید، سپس بر روی وظایف خود کار کنید. و در پایان، از به اتمام رساندن کارهایتان لذت ببرید.
در آخر، سعی کنید کارهایتان را زیاد به تعویق نیاندازید، حتی با بیش از حد مدیریت کردن وظایفی که باید انجام دهید.

برای موفقیت در مدیریت زمان

۱- از کارهای غیر مهم صرف نظر کنید

۲- کارها را اولویت بندی کنید.

۳- راهزنان وقت را بشناسید.

۴- راههای ایجاد وقت را یاد بگیرید

راهزنان وقت :

۱- صحبتهای کم اهمیت

۲- میهمانان ناخوانده

۳- مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری

۴- روشهای غیر صحیح و عادات نادرست مطالعه

۵- تلفنهای مزاحم و غیر ضروری

۶- نداشتن انضباط کاری

۷- سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری

۸- دوباره کاری

۹- ناتوانی ” نه ” گفتن به خواسته‌های نابجا

۱۰ – نداشتن تمرکز حواس

۱۱- عادت امروز و فردا کردن

۱۲- ترس از شکست

راه های ایجاد وقت

۱- زنده کردن وقت مرده ( مثل زمانهایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می گذرد و … )

۲- انجام کارها به طور همزمان

۳- تنظیم کردن وقت خواب

۴- کنترل بیشتر روی وقت تفریح

۵- نه گفتن به درخواست‌های غیر مهم

۶- عقب انداختن کارهای غیر مهم

توصیه های ضروری در مدیریت زمان

– درسهای خود را طوری برنامه ریزی کنید که هنگام مطالعه ، ابتدا کتابهای آسان را بخوانید ، نه کتابهای مشکل را.

– در هنگام مطالعه یک کتاب ، ابتدا از قسمت‌های آسان و جذاب شروع کنید و بعد به سراغ بخشهای مشکل تر آن بروید . این کار را می توانید با مرور قسمت‌های خوانده شده قبلی آغاز کنید. قسمت‌های آسان و جذاب علاقه شما را به خواندن افزایش می دهند

– در برنامه ریزی درسی خود ، موضوع‌های مشابه را پشت سر هم قرار ندهید و آنها را یکی پس از دیگری مطالعه نکنید تا حد ممکن بین آنها فاصله بگذارید.

– اگر می خواهید چند کتاب را در یک روز مطالعه کنید ابتدا زمانهای خواندن و ترتیب قرار گرفتن آنها را مشخص کنید و بعد به مطالعه بپردازید .

– حتی المقدور برای یک کتاب بیش از دو ساعت وقت در نظر نگیرید . و زمانهای مطالعه را به مدتهای دو ساعته تقسیم کنید . تصور نکنید که هر چقدر زمان مطالعه یک کتاب بیشتر باشد بهتر است بر عکس هر چقدر زمان کوتاه گردد و موضوع مورد مطالعه عوض گردد ، میزان یادگیری افزایش می یابد .

 اگر می خواهید در شش روز هفته ، شش کتاب بخوانید، هرگز هر کتاب را در یک روز نخوانید و هر روز را به سه تا شش قسمت تقسیم کرده و در هر قسمت یک کتاب را بخوانید

 به روش تدریجی درس بخوانید ، یعنی در طول سال تحصیلی درس بخوانید و خواندن دروس را به شبهای قبل از امتحان موکول نکنید . مطالعه تدریجی و با تداوم در طول سال تحصیلی بسیار بهتر از مطالعه فشرده و با تراکم در چند روز قبل از امتحان است.

چهل نکته مهم در مدیریت زمان

۱- همیشه سحرخیز باشید.

۲- اهدافتان را به گونه ای روشن وشفاف تعریف کنید.

۳- یاس وناامیدی یعنی شکست ،پس همیشه امیدوار باشید.

۴- همیشه قبل از انجام هرکاری برنامه روزانه تان را مکتوب نمائید.

۵- همیشه از یک سیستم یادآوری (سررسیدودفترچه یادداشت،تابلو دیواری و…)بهره ببرید.

۶- درانتهای هرماه برنامه ماه آینده رامشخص وبرای هرهفته، روزجمعه وبرای هرروز،شب قبل برنامه ریزی نمایید.

۷- سیکل انرژی خودراشناسایی کرده وبرنامه روزانه تان راباآن تنظیم نمایید.

۸- همیشه فعالیتهای روزانه خودرا براساس اولویت بندی که مشخص کرده ایدانجام دهید.

۹- هرشب برنامه های روز گذشته خودرا ارزیابی وسعی کنیدازنتایج ان کسب تجربه کنید.

۱۰- همیشه زمان کوتاهی رادرطول روز برای استراحت وتمرکز درنظر بگیرید،یک استراحت کوتاه می تواند شمارا برای انجام سایرکارهایتان تقویت نماید.

۱۱- بین کارهای مهم واضطراری تمایز قایل شوید.

۱۲- تلفن خودرابه تایمرمجهزکنید.

۱۳- ازگفتن کلمه نه نهراسید (به هرچیزی که مانع از استفاده بهینه وشایسته از وقتتان می شودبگویید نه )

۱۴- ازپرسیدن مطلبی که نمی دانید نهراسید.

۱۵- همیشه مانند رهبر عمل کنید نه پیرو.

۱۶- تا آنجا که می توانید کارها را ساده بگیرید.

۱۷- درزندگی به جای شناور بودن ،شنا گر باشید

۱۸- همیشه سعی کنیددر کارهایتان بهترین باشید.

۱۹- تاآنجا که ممکن است دو کارراباهم انجام دهید.

۲۰- شک گذرگاهی خوب ،اما تکیه گاهی نامطمئن است ،درانجام کارهایتان با بررسی قبلی ،بدون تردیدوقاطئانه عمل کنید.

۲۱- همیشه روی نکات مهم کارتان عمل کنید.

۲۲- از قانون پاراتو در انجام کارهایتان بهره ببرید.

۲۳- همیشه سعی کنید میز ومحل کار خودراتمیزومرتب نگه دارید.

۲۴- خودراموظف به رعایت نظم شخصی کنیدتا بتوانیددر کارتان نیز منظم باشید.

۲۵- سعی کنید اول اثربخش باشید،سپس کارا.

۲۶- عادات خوب رادر خود تقویت کنید.

۲۷- اعتماد به نفس بزرگترین پشتوانه انسان در انجام کارهاست .

۲۸- پرهیز از دوباره کاری یکی از بهترین راههای صرفه جویی در زمان است .

۲۹- خود را به اتمام کارها عادت دهید و تا کاری را تمام نکرده اید آنرا رها نکنید.

۳۰- همیشه کارها را برحسب اهمیت وضرورت آن ،نه برحسب عادت انجام دهید.

۳۱- کار بیشتر به معنای کار بهتر نیست (کیفیت بهتر از کمیت )

۳۲- پیش از انجام هرکاری ،از خود بپرسید ضرورت انجام این کار چیست ؟آیا تنها من میتوانم انرا انجام دهم؟آیا باید هم اکنون انجام شود؟

۳۳- همیشه از خود بپرسیدآیاروشی که برای انجام کار درپیش دارم بهترین و کوتاه ترین راه است ؟

۳۴- بدترین نوع استفاده از وقت این است که کاری را که اصلا لازم نیست به بهترین وجه انجام دهید.

۳۵- همیشه از خودبپرسید هم اکنون بهترین کاربرد وقت من چیست ؟

۳۶-با انجام هر کار مهمی خودرا تشویق کنید.

۳۷- پیشگیری بهتر از درمان است ،لذا سعی کنید کاملا مراقب جسم و روان خود باشید.

۳۸- تا آنجا که ممکن است سعی کنید کارهایتان را با خودبه منزل نبرید.

۳۹- همیشه اوقات را برای تفریح خود وخانواده اختصاص دهید .خستگی وبی حالی ازعوامل مهم اتلاف وقت است.

۴۰- مدیریت زمان در حقیقت مدیریت بر همه امور است . افراد موفق از وقتشان بهترین استفاده را می کنند و وقت خود را به هدر نمی دهند.

مطالب مرتبط با مدیریت زمان

 مهارتهای زندگی

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *